2023.01.24
自社に最適な電子契約システムを選ぶ10の比較ポイントをご紹介！
現在、様々なサービス事業者が電子契約システムを提供しており、
どのサービスをどのような基準で選ぶのが良いのか迷っている方も多いのではないでしょうか？
電子契約システムを選ぶときには、今回ご紹介するいくつかの視点を持っておくと自社に合ったものを選定しやすくなるものです。
この記事では電子契約システムの選び方の10のポイントをお伝えしますので、ぜひ参考にしてみてください。
電子契約システム導入までの流れ
まずは電子契約システムを導入するまでの流れを把握しておきましょう。
導入する目的の明確化
電子契約システムを導入する前に、まずは導入の目的を明確化しましょう。
契約業務全般に関係する会社全体の課題、従業員の抱える問題やニーズなどを洗い出すことが先決です。実際に契約に関わっている各部署の担当者にヒアリングを行い、自社の課題やニーズを把握しましょう。
契約書の種類を洗い出す
次に会社で使用している契約書の種類を洗い出しましょう。中には電子契約に対応していない契約書もあるためです。関係部署にヒアリングを行い、自社で作成する可能性がある契約書を全て洗い出してみてください。
予算と納期を決める
電子契約を導入するための予算と導入予定時期も決めましょう。
電子契約システムは、サービスによって費用や導入にかかる期間が異なります。「電子契約をいつまでに導入したいのか」「導入にかかる予算はいくらなのか」といった期間や費用の面も考慮して選ぶ必要があります。
電子契約システムの比較
電子契約の導入企業が増えるにつれて、電子契約システムを提供するサービス事業者数も増えています。事業者によってサービス内容も異なるので、各サービスを比較して自社に合った製品を選定していく必要があります。
比較方法や具体的な選び方についてはこの記事で後述します。
業務フローの整理と社内への案内を行う
電子契約システム導入に伴い、社内の業務フローや決裁規程などの変更が必要となる可能性もあります。現状の業務フローを変更する場合の社内への案内も忘れてはなりません。
また、急な電子契約導入による社内的な混乱を防ぐため、社内説明会やマニュアル配布などによって社内に事前周知することも大切です。
電子契約システムの主な機能
電子契約の選び方や比較をする前に、電子契約システムに搭載されている主な機能をおさらいしておきましょう。ただしここに記載のある機能がすべてというわけではありません。あくまで多くの電子契約システムに共通する主な機能をご紹介します。
電子署名機能
電子署名法上の要件を満たす「電子署名」を施せる機能です。本人が署名したことと改ざんされていないことの2つの要件を満たした電子署名を施せます。なお電子署名には立会人型と当事者型の2種類があり、どちらにも対応しているサービスもあります。
電子署名の種類に関してはこちらの記事をご覧ください。
電子契約の「当事者型」と「立会人型」の違いとは？それぞれの特徴を比較
タイムスタンプ機能
いつその電子署名が施されたのかを証明できる「タイムスタンプ」の機能もついているのが一般的です。タイムスタンプの種類が、電子帳簿保存法の要件を満たす「認定タイムスタンプ」かどうかも大切なポイントです。
電子証明書発行機能
サービスのタイプが「当事者型」電子契約の場合、本人が署名したことを示すための「電子証明書」を発行する機能がついているものもあります。電子署名法の要件を満たした証明書かを確認するようにしましょう。
契約書の管理機能
電子契約システムで締結した契約を検索して探せるなどの管理機能がついているものがあります。電子帳簿保存法では検索機能を要求されるので、電子帳簿保存法に対応していることがサービスを選ぶ際のポイントとなるでしょう。
最適な電子契約システムを選ぶための10の比較ポイント
以下では自社のニーズに応じた最適な電子契約システムを選ぶための10の比較ポイントをご紹介していきます。電子契約システムを比較する場合の基準にしてみてください。
1．自社が取り扱う契約書が電子化可能か
まずは自社が取り扱っている契約書が電子化できるか確認しましょう。そもそも電子化できない契約書の類型もあり、そういったケースでは電子契約システムの導入自体が困難となる可能性もあります。
たとえば事業用定期借地契約書は公正証書で作成しなければならないので電子化できません。
2．電子契約の種類で選ぶ
次に電子契約の種類に着目しましょう。電子契約には「当事者型」と「立会人型」の2種類があり、それぞれ特徴があります。当事者型は当事者が自分で電子証明書を取得して電子署名するため、導入の手間はかかりますが、裁判などでの証拠力が高い電子契約の方式です。立会人型は自分で電子証明書を取得する必要がなく、メール認証などによって電子署名できる利便性の高い方法ですが、証拠力は当事者型より劣ります。どちらの種類にも対応しているサービスもありますので、自社のニーズに合ったものを選びましょう。
「当事者型」と「立会人型」については、こちらの記事で詳しく紹介しています。
電子契約の「当事者型」と「立会人型」の違いとは？それぞれの特徴を比較
3．導入費用と納期で選ぶ
電子契約を導入すると費用がかかります。多くの場合、基本料金と契約締結ごとにかかる従量課金によって費用体系が構成されています。基本料金は月額1～10万円、従量課金については1契約書あたり100～200円程度が相場です。電子契約が利用可能になるまでの時間もサービスによって異なるので、費用や納期を比較して自社に合ったものを選びましょう。
4．費用対効果の高さで選ぶ
サービスの中には、一見安いプランがありますが、値段だけで選ぶと失敗する可能性があります。運用や自社のニーズを想定したプラン選びが必要です。
たとえば、アカウント数の制限があるものもみられます。管理をする人も含め何名が利用するのか、確認しておいた方が良いでしょう。また、月間の契約数によって基本料金が安い方がいいのか、従量料金が安い方が良いかなども検討しなければなりません。
特にクラウド上に契約書を預けるタイプのサービスはセキュリティが気になるところです。ただし、セキュリティを追加すると、途端に月の基本料金が高くなるケースもあります。そうであれば最初からクラウドに契約書を預けず、自社のファイルサーバなどで管理できるタイプのサービスを選択することも一つの方法となるでしょう。
5．セキュリティの強さで選ぶ
費用対効果の箇所でも触れましたが、電子契約を導入する際、セキュリティ面が心配という方も多いでしょう。電子契約で特に重要なセキュリティポイントは以下になります。
なりすましを防ぐ対策
契約が有効に成立するためには、電子署名が本人の意思に基づき行われている必要があります。従ってなりすましによる署名を防ぐことは電子契約において最も重要なポイントです。なりすましへの対応としては、多要素認証や、IPアドレス制限などがあります。また、事後的に検証可能なように監査ログ機能もあるとよいでしょう。
事業者が保管している、電子契約書や契約証拠に対する攻撃への対策
事業者がサイバー攻撃などを受けることにより、事業者側で保管している電子契約書が漏洩したり、電子署名の記録が消失・改ざんされるリスクがあります。事業者へのサイバー攻撃自体を利用者が防ぐことはできませんが、「AgreeLedger」のようにブロックチェーン技術を用い、記録の消失・改ざんリスクを減らしているケースもあるため、そういったサービスを選択することもできます。また、万が一のために「利用者側でバックアップできる」サービスや「電子契約書を自社のサーバで保管できる」サービスを選ぶことも対策として挙げられます。
6．システムの操作性で選ぶ
操作性が良く、使いやすいシステムを選ぶというのも1つの視点です。
導入前にデモなどで操作感を試しておけば、導入後のギャップなども少ないでしょう。
7．サービスの持続可能性で選ぶ
電子契約システムでは、サービス事業者に契約書データの管理を委ねることになるケースが多く、突然サービスが終了すると契約データにアクセスできなくなる可能性もあります。契約データを事業者に預けてしまうのではなく、自社でも管理できるタイプのものと選ぶと安心です。
8．税法上の要件を満たしたシステムを選ぶ
電子帳簿保存法の要件を満たしているシステムを選ばないと、電子契約書を税務上有効な方法で保管できません。電子帳簿保存法が認める認定タイムスタンプを付与できて検索要件に対応しているサービスを選びましょう。
9．ユーザー数やアカウント数の制限で選ぶ
できればユーザー数やアカウント数については制限のないサービスを選ぶと、電子契約の利用場面が広がっても安心です。制限があるものを選ぶとしても、自社の運用上支障にならないサービスを選定しましょう。
10．目的に合わせた機能で選ぶ
自社の目的に合わせた機能面で選ぶことも重要です。以下は電子契約として必須の機能ではありませんが、あると、より貴社のニーズを満たすことができるかもしれません。
契約ステータス管理機能
契約締結前、相手方の署名待ちなど契約のステータスを管理できる機能です。
契約書の閲覧制限機能
契約書の閲覧者を制限する機能です。
契約承認までワークフロー機能
自社内、あるいは契約相手に電子署名してもらうまでのワークフローを設定できる機能です。
ただしワークフロー設定機能には、導入時や異動に伴う設定に手間がかかるなどのデメリットもあります。
契約テンプレート登録機能
契約書のテンプレートを登録しておける機能です。同類型の契約書を一から作り直さなくて良いので効率的に業務を進められます。
契約権限の確認機能
署名相手の契約権限を確認できる機能です。
本機能をシステム内で実装していない電子契約サービスでは、契約締結権限を確認する場合、相手に委任状を提示してもらうなどの手間がかかります。
電子契約システム導入で注意すべきポイント
電子契約を導入する際の注意点についてご紹介します。
電子化に対応していない契約がある
事業用の定期借地契約や任意後見契約など、一部電子化に対応していない契約があります。その場合、電子契約を導入できませんので、注意が必要です。
契約相手に対応してもらう必要がある
電子契約導入の際には契約相手にも契約の電子化に対応してもらう必要があります。「当事者型」と「立会人型」では導入の手間と証拠力がトレードオフになるため、その点を考慮してサービスを選ぶとよいでしょう。
サイバー攻撃や情報漏えい、なりすましのリスクを考えておく
サイバー攻撃や情報漏洩、なりすましを防ぐため、多要素認証を備えた電子契約システムを導入したり、閲覧制限をかけたりアクセス権限の設定をしたりできるサービスを選ぶと良いでしょう。
データの消失に備える
電子契約では、事業者の過失によってデータが消失したり事業撤退によるサービス終了で情報にアクセスできなくなったりするリスクもあります。特に立会人型のサービスの場合、事業者に預けっぱなしにするのではなく、自社にて契約の証拠データを保存できるか確認する必要があります。
セキュリティ強度と信頼性を高めた立会人型電子契約システム「AgreeLedger（アグリーレジャー）」
電子契約システムにはさまざまなものがありますが、AgreeLedgerは安全性が高く万一紛争が起こった場合の信用性も高いシステムです。
以下でその特徴をお伝えします。
当事者型に近い立会人型電子契約システム
AgreeLedgerは立会人型電子契約システムであるものの、本人確認機能を重視しており、なりすまし問題への対策もしっかりしています。また契約締結権限の確認機能も搭載しており、メール認証だけの立会人型と比べ当事者型に近い証拠力を有しています。
それでいて当事者型と違い、電子証明書は不要なので手間やコストは当事者型ほど掛かりません。簡単に利用できて安全性が高いメリットがあります。
ブロックチェーンでセキュリティに強い
AgreeLedgerはブロックチェーンを利用した画期的な電子契約システムであり、契約締結の証拠となる「誰が」「どの契約書に」同意したかという情報はブロックチェーンに保管されておりますので、サイバー攻撃を受けたとしても、データが消去されることはありません。また、他サービスのように電子契約書をシステム内に保存しませんので、そもそも契約書データの消失や破損の心配がなく、ユーザーは任意の方法で契約データを安全に自社保管できます。
まとめ
この記事では電子契約システムの選び方を解説しました。電子契約にはさまざまなシステムがあるので、自社のニーズや状況に応じたものを選ぶ必要があります。
コスト面、機能面、セキュリティ面などの視点で、メリットだけではなくデメリットも踏まえて電子契約システムを導入しましょう。
AgreeLedgerはブロックチェーン技術を活かした安全性の高い電子契約システムです。今後電子契約を導入されるのであれば、ぜひ一度ご検討ください。